Données à Caractère Personnel

Les étudiants et les visiteurs du site internet www.asa-atman.fr reconnaissent que la fourniture des services implique des traitements de Données à Caractère Personnel (DCP) réalisés par l’Académie en Santé Animale dans le cadre des services qu’elles proposent à savoir : l’Académie en Santé Animale.

Ci-après définies ensemble par l’Académie en Santé Animale.

Les DCP sont définies comme toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement.

L’Académie en Santé Animale s’engage à respecter 4 grands principes :

  • Ne collecter que les DCP vraiment nécessaires à la relation avec les étudiants (pré­contractuelle ou contractuelle) ;
  • Être transparent en fournissant une information claire et complète sur les données collectées ;
  • Penser au droit des personnes en apportant des réponses aux questions et demandes formulées par les sujets de DCP dans les meilleurs délais ;
  • Garder une maitrise des données en veillant à la sécurité et aux limitations des usages et accès aux DCP.

Dans le cadre de la formation en ostéopathie et des activités cliniques pédagogiques, l’Académie en Santé Animale est susceptible de traiter des données relevant de la catégorie des données concernant la santé, au sens de l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), lesquelles constituent des données sensibles et font l’objet d’un niveau de protection renforcé.

L’Académie en Santé Animale ne collecte donc que les DCP qui sont nécessaires à la fourniture des services de l’Académie en Santé Animale et aux démarches administratives d’inscription et de suivi administratif des formations dispensées par l’Académie en Santé Animale.

Les DCP ne sont recueillies par l’Académie en Santé Animale que de trois manières :

  • via les formulaires librement renseignés par les étudiants et les visiteurs du Site Internet puis via les formulaires et dossiers d’inscription ;
  • via les cookies déployés sur le Site Internet ;
  • par le biais des documents administratifs et, le cas échéant, communications ayant lieu entre les étudiants et l’Académie en Santé Animale dans le cadre de leurs formations.

Aucune autre DCP n’est collectée par l’Académie en Santé Animale par d’autres moyens, les étudiants sont donc toujours pleinement conscients des DCP qui sont transmises à l’Académie en Santé Animale.

Ces DCP sont ainsi recueillies avec le consentement des étudiants, aux fins de permettre la bonne exécution des conventions de formation, mais aussi sur un fondement légal, certaines DCP devant impérativement être recueillies pour permettre à l’étudiant d’accéder à une formation.

L’Académie en Santé Animale tient à jour un registre de traitement des DCP détaillant :

  • l’ensemble les parties prenantes qui interviennent dans le traitement des données ;
  • les catégories de données traitées ;
  • à quoi servent ces données ;
  • qui y accède et à qui elles sont communiquées ;
  • combien de temps elles sont conservées ;
  • comment elles sont sécurisées.

Les Visiteurs du Site Internet comprennent que les données renseignées pour obtenir des dossiers d’inscription auprès de l’Académie en Santé Animale sont collectées par l’Académie en Santé Animale qui administre le Site Internet.

Sans préjudice des formulations ci-dessus, les traitements mis en œuvre par l’Académie en Santé Animale reposent, selon les cas, sur :

  • l’exécution d’un dossier d’inscription (gestion des inscriptions, suivi administratif et pédagogique) ;
  • le respect d’obligations légales (notamment comptables et réglementaires) ;
  • l’intérêt public lié à la formation des professionnels de santé et à l’organisation des activités cliniques pédagogiques ;
  • le consentement lorsque celui-ci est requis ;

Et, s’agissant des données de santé, sur les exceptions prévues à l’article 9 § 2 du RGPD lorsque applicables (notamment fins de soins, de médecine préventive, gestion des services de santé et enseignement clinique par des personnes soumises au secret professionnel).

Engagements généraux

Concernant l’ensemble des DCP récoltées et traitées dans le cadre de la réalisation des Services de l’Académie en Santé Animale, les Parties garantissent qu’elles respectent la règlementation en vigueur relative aux Données à Caractère Personnel (en particulier la directive 95/46/CE du Parlement Européen et du Conseil et à compter du 25 mai 2018, le règlement UE du 27 avril 2016 dit « RGPD »).

Les Parties reconnaissent que l’Académie en Santé Animale agit en qualité de responsable de traitement.

Les formateurs dispensant des formations pour le compte de l’Académie en Santé Animale et qui ont accès à des DCP ont la qualité de sous-traitant de l’Académie en Santé Animale au sens de la règlementation susvisée.

Les DCP susceptibles de faire l’objet d’un traitement dans le cadre des Services de l’Académie en Santé Animale ne sont, d’aucune manière, cédées à un tiers et demeurent autant que la législation le permet la propriété de l’étudiant ou du visiteur du Site Internet ou en tout état de causes ses attributs propres.

L’étudiant ou le visiteur qui renseigne des DCP s’engage à ne transmettre à l’Académie en Santé Animale que des DCP dont il a la maîtrise, qui sont vraies et loyales et en aucune manière constitutive d’une infraction telle qu’une usurpation d’identité.

L’Académie en Santé Animale s’engage à mettre en place et maintenir les mesures organisationnelles et techniques nécessaires à assurer la sécurité et la confidentialité

Les Parties s’engagent à coopérer en cas d’enquête ou de réquisition portant sur les traitements de DCP effectués par toute personne ou autorité habilitée pour ce faire. Elles s’engagent également à communiquer efficacement et promptement l’une avec l’autre afin de répondre à ces demandes.

Dans le cadre de la collecte et du traitement de DCP aux fins de réalisation de ses Services, l’Académie en Santé Animale s’engage à :

  • Ne traiter les DCP que pour la ou les seule(s) finalité(s) objet de ses Services, et dans le cadre des phases précontractuelles et contractuelles.
  • Informer l’étudiant s’il entend transférer les DCP vers un pays tiers ou une Organisation Internationale en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit de l’un des États membres auquel il est soumis. Cette information devant être faite avant toute réalisation du traitement, sauf intérêt public contraire.

Encadrement sous-traitants (article 28 RGPD)

L’Académie en Santé Animale s’assure que tout sous-traitant présentant un accès aux DCP offre des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées, et qu’un encadrement contractuel conforme à l’article 28 du RGPD est mis en place (obligation de confidentialité, limitation des accès, interdiction de réutilisation des données, assistance à l’exercice des droits, notification des violations).

Hébergement HDS / MDSL

Les dossiers cliniques des patients traités dans le cadre des activités cliniques pédagogiques sont hébergés via un prestataire/solution disposant de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) (ex. MDSL), conformément à l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. Ce prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

L’Académie en Santé Animale demeure responsable de traitement et conserve la maîtrise des finalités, des droits d’accès, des durées de conservation et des règles d’habilitation :

  • Garantir la confidentialité des DCP traitées par l’Académie en Santé Animale.
  • S’assurer que les personnes autorisées à avoir accès auxdites DCP sont bien engagées à respecter la confidentialité des DCP par une obligation légale ou contractuelle appropriées.
  • Prendre en compte les principes de protections des DCP dans le cadre des Services, et de mettre en œuvre des mesures adaptées en ce sens.
  • Notifier à l’étudiant toute violation de DCP dans le cadre de la réalisation des Services dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
  • A respecter les durées de conservation et d’archivages prévues dans le registre de traitement des données dont les principales sont rappelées ci-après.

Les DCP recueillies par l’Académie en Santé Animale sont enregistrées dans un fichier informatisé sur un serveur situé dans l’Union Européenne et seuls les salariés, membres du personnel et sous-traitants de l’Académie en Santé Animale ayant besoin d’y avoir accès pour permettre l’exécution des Services sont autorisés à les consulter.

Précision HDS / données de santé

Lorsque les données traitées constituent des données de santé, elles sont hébergées et sécurisées dans les conditions réglementaires applicables, notamment via un hébergeur certifié HDS. Les accès font l’objet d’habilitations strictes et de mesures de traçabilité.

Durée de conservation

Les données recueillies sur le Site Internet pour les visiteurs ou dans les locaux de l’Académie en Santé Animale et qui ne débouchent pas sur la conclusion d’un dossier de formation sont, le cas échéant, conservées au maximum 2 ans en base d’archivage intermédiaire à des fins éventuelles de prospection, puis sont définitivement effacées.

Les données recueillies dans le cadre de la conclusion d’un dossier de formation sont conservées pour toute la durée du dossier, ou de la formation (si celle-ci implique la conclusion de plusieurs dossiers successifs) en base active.

A l’issue du dossier ou de la formation, les données sont conservées en archivage intermédiaire pour une durée de 5 ans notamment aux fins de gestion d’éventuels contentieux.

Il est précisé que les DCP liées à la facturation des Services sont conservées de manière dérogatoire pour la durée légale de 10 ans.

Les durées de conservation mentionnées dans les documents contractuels et dans la présente charte s’apprécient par finalité et catégorie de données ; en cas d’évolution des obligations légales ou réglementaires, l’Académie en Santé Animale applique la durée conforme au droit en vigueur, en veillant à limiter la conservation aux durées strictement nécessaires.

Exercice des droits

Toutes les DCP recueillies peuvent faire l’objet par leur sujet de l’exercice des droits prévus par le RGPD et notamment les droits :

D’accès, d’interrogation, de modification, de portabilité, de rectification et de suppression.

Il est entendu que la demande de suppression de données nécessaires à la délivrance des Services et à l’exécution du dossier de formation passé avec l’Académie en Santé Animale entrainera la résiliation dudit dossier à la demande du sujet des données sans que cette résiliation ne puisse entrainer de demande de remboursement des frais liés au dossier payés par le sujet des données en demandant la suppression.

Dans ce cas, l’Académie en Santé Animale informera le sujet des données des conséquences de sa demande et veillera à ce que cette demande soit confirmée par ce dernier avant de procéder à la suppression des données et à la résiliation du dossier.

Pour le détail des droits dont le sujet des données dispose, nous vous invitons à vous rendre sur la page suivante : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Ces droits peuvent être exercée sur demande écrite en adressant un courrier à l’adresse suivante : Académie en Santé Animale – RGPD, 2575 Route des Crêtes 06560 Valbonne Sophia Antipolis ou par email : contact.asa@atman.fr

L’Académie en Santé Animale attache une importance particulière à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et partenaires, et les invitent à protéger de façon adéquate leurs données personnelles, par le développement de bonnes pratiques, dans le choix de mots de passe.